İŞ MEKTUPLARI
Ticaret ve sanayi kuruluşlarının birbirlerine veya kişilerin bu kuruluşlara gönderdikleri mektuplara iş mektupları denir. İş mektupları, günlük hayatta en çok kullanılan bir mektup türüdür.
İş mektubu, yazının uzunluğuna veya kısalığına göre, tam veya yarım çizgisiz dosya kâğıdına yazılır. İş yerleri, mektuplarını firma adlarını taşıyan başlıklı (antetli) kâğıtlara yazarlar. Bu tür mektupları yazarken, genellikle daktilo kullanılır. Daktilonun bulunmadığı zamanlarda mektup, mavi mürekkepli dolmakalemle okunaklı küçük harflerle yazılır. Tükenmez veya kurşun kalem kullanmak uygun değildir.
İş mektuplarında anlatım çok önemlidir. İsteklerin kısa zamanda ve eksiksiz yerine getirilebilmesi için, kısa, açık ve kesin bir anlatım kullanılmalıdır. Konu, varsa özel terimler, teknik ifadeler kullanılarak ortaya konulmalıdır. Gereksiz kelime kısaltmaları yapılmamalıdır. Her iş için ayrı bir mektup yazılmalı; eğer bir mektupta birden fazla konudan söz ediliyorsa, her biri ayrı paragraflar veya ayrı maddeler halinde belirtilmelidir. Saygı belirten kelimeler mümkün olduğu kadar fazla kullanılmamalıdır.
Bir kişinin bir firmaya yazdığı iş mektubunda şu plan uygulanır:
a) Önce mektubun yazıldığı yer ve tarih belirtilir.
b) Sayfanın ortasına gelecek biçimde, mektubun yazıldığı firmanın adı, adresi ve bulunduğu yer belirtilir.
c) Satırbaşı yapılarak konu ortaya konulur. İstek açıklanır. Yazının dosyalanabilmesi için, sol kenarda 3-4 santim boşluk bırakılır.
ç) Mektup metninin sağ alt köşesine adı ve soyadı yazılır, altı imzalanır.
d) Adı ve soyadı hizasının biraz aşağısına gelecek biçimde sol alt köşesine açık adres belirtilir.
Bir firmanın bir kişiye cevap olarak yazdığı bir iş mektubunda şu plan uygulanır:
a) Genellikle firmaların mektup kâğıtları başlıklıdır. Bu başlıkta firmanın adı ve açık adresi belirtilir.
b) Sağ üst köşeye mektubun yazıldığı yer ve tarih yazılır.
c) Sayfanın ortasına gelecek biçimde, mektup yazılacak kişinin adı ve soyadı ile açık adresi belirtilir.
d) Metinden önce tek satır halinde «İlgi» denilerek, hangi tarihli —ve varsa sayılı— yazıya karşılık olduğu İfade edilir.
e) Mektup metnine satırbaşı yapılarak başlanır. Burada isteğin karşılanıp karşılanamayacağı belirtilir. Mektup metni, açık, duru, kısa ve kesin bir anlatımla kaleme alınmalı; gereksiz ayrıntılara yer vermemelidir. Mektup metni, yazının dosyalanabilmesi için, sol kenarda 3-4 santim boşluk bırakılarak yazılır.
f) Mektup metninin sağ alt köşesine firma yetkilisinin adı ve soyadı yazılır, bunun da altı, bu kişi tarafından imzalanır.